Skalierung · Kapazität
Kapazitätsplanung im Planungsbüro.Wer hat wann Zeit?
Kapazitätsplanung beantwortet eine Frage: Kann das Büro diesen Auftrag zu diesem Termin leisten? Dazu braucht es drei Zahlen: die verfügbaren Stunden je Person, den gebundenen Aufwand laufender Projekte je Leistungsphase und den erwarteten Aufwand des neuen Projekts, am besten aus vergleichbaren früheren Projekten.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Zahlen
Die drei Zahlen der Kapazitätsplanung.
| Größe | Woher sie kommt | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Verfügbare Stunden | Arbeitszeit minus Urlaub, Krankheit, interne Aufgaben | Vollzeit als 100 % produktiv rechnen |
| Gebundener Aufwand | Restaufwand laufender Projekte je Leistungsphase | nur Termine, nicht Stunden planen |
| Erwarteter Aufwand | Ist-Stunden vergleichbarer früherer Projekte | aus dem Bauch schätzen |
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Wie viele Stunden pro Woche gehen in Ihrem Büro in Arbeit, die kein Planer machen müsste?
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02 Praxis
Warum es meist an der dritten Zahl scheitert.
Die meisten Büros erfassen Stunden, werten sie aber nicht nach Projekttyp und Leistungsphase aus. So wird jedes neue Angebot neu geschätzt. Wer seine Ist-Stunden aus abgeschlossenen Projekten auffindbar macht, kalkuliert Aufwand und Honorar belastbarer. Und sagt seltener zu Aufträgen Ja, die das Team überlasten.
03 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wie viel Auslastung ist realistisch?
Nicht jede Arbeitsstunde ist projektbezogen. Interne Aufgaben, Akquise und Weiterbildung gehören in die Rechnung, sonst ist der Plan von Anfang an überbucht.
Welche Software brauche ich?
Wichtiger als das Werkzeug ist, dass Stunden nach Projekt und Leistungsphase erfasst und später ausgewertet werden.
Wie hilft das bei der Akquise?
Wer seine Kapazität kennt, bewirbt sich gezielt auf Verfahren, die zeitlich passen.
Quelle: GWB, VgV, SGB IV, AÜG, BGB (MoPeG), HOAI 2021 in der geltenden Fassung. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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Aus der Praxis, laufend auf LinkedIn
Wie Planungs- und Ingenieurbüros KI wirklich einführen: Projekte, Zahlen, Fehler, die man sich sparen kann.