Software-Vergleich · CRM für Planer

CRM für Planungsbüros.Kontakte, Akquise, Vergabe im Blick.

Ein CRM für Planungsbüros verwaltet Kontakte, Akquise, Angebote und die Pipeline offener Ausschreibungen an einer Stelle. Der Unterschied zum allgemeinen Vertriebs-CRM liegt im Bezug zu HOAI-Leistungsphasen, Referenzprojekten und Vergabefristen. Viele Büros kaufen kein eigenständiges CRM, sondern nutzen das Kontakt- und Akquisemodul ihrer Büro- oder Projektsoftware. Prüfen Sie zuerst, ob die Lösung lokal auf Ihrem Server oder als Cloud läuft und wie sie an Outlook, DATEV und Ihre Projektablage andockt.

Kurz beantwortet · Stand September 2026

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Bildschirm mit Kontaktliste, Akquise-Pipeline und Fristenübersicht eines Planungsbüros — Ein CRM bündelt Bauherren, Behörden, Partnerbüros und offene Vergaben an einer Stelle.

01 Bedarf

Was ein CRM im Planungsbüro leisten muss.

Im Planungsbüro geht es beim CRM selten um klassischen Verkauf. Es geht um die Pflege von Bauherren, Behörden, Fachplanern und Partnerbüros über Jahre hinweg. Ein Kontakt taucht in mehreren Projekten auf, mal als Auftraggeber, mal als Subplaner in einer ARGE. Ein gutes System bildet diese Beziehungen ab, ohne dass Sie Daten doppelt pflegen.

Dazu kommt die Akquise. Wer stark für öffentliche Auftraggeber arbeitet, verfolgt laufend Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerbe und Fristen. In einer eigenen Auswertung offener Vergabedaten für Juli und August 2026 (CPV 71, Planungsleistungen) zählten wir über 12000 Lose, die meisten in Nordrhein-Westfalen, Bayern und Baden-Württemberg. Wer hier nichts übersieht, braucht eine Übersicht über Termine und Zuständigkeiten.

Der dritte Bereich ist das Angebot selbst. Honorarangebote nach HOAI, Nachweise zur Eignung und Referenzen wollen sauber abgelegt und wiederauffindbar sein. In Gesprächen mit Planungsbüros nannten mehrere das Suchen von Unterlagen und das Erstellen von Angeboten als größten Zeitfresser. Ein CRM ist dann sinnvoll, wenn es genau diese Wege verkürzt.

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02 Kriterien

Auswahlkriterien im direkten Vergleich.

Kriterium	Bedeutung fürs Planungsbüro
Hosting	Läuft die Software lokal auf Ihrem Server oder als Cloud (SaaS)? Beides hat Folgen für Wartung, Zugriff von Baustelle und zweitem Standort sowie für den Datenschutz.
Bezug zur Planung	Kennt das System HOAI-Leistungsphasen, Projektnummern und Referenzen, oder ist es ein reines Vertriebs-CRM ohne Planungslogik?
Akquise und Vergabe	Lassen sich Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerbe und Fristen mit Wiedervorlage abbilden?
Schnittstellen	Anbindung an Outlook oder Microsoft 365, an DATEV oder Lexware für die Buchhaltung und an Ihre Projektablage.
Verknüpfung mit Projekten	Wird ein Kontakt mit Projekten, Zeiterfassung und Honorar verbunden, oder bleibt das CRM eine Insel?
Rechte und Rollen	Können Sie steuern, wer Kontakte und Angebote sieht, gerade bei mehreren Standorten und freien Mitarbeitern?
Zielgruppe	Ist die Lösung für Planungsbüros gemacht oder eine allgemeine CRM-Plattform, die Sie erst anpassen müssen?

03 Formen

Eigenständiges CRM oder Modul der Bürosoftware.

In der Praxis stehen sich zwei Wege gegenüber. Der erste ist ein Modul innerhalb einer Büro- oder Projektmanagementsoftware. Anbieter wie Projekt Pro (speziell für Architektur- und Ingenieurbüros) oder Projektron BCS (Projektmanagement und ERP für projektorientierte Dienstleister) verbinden Kontakte und Akquise mit Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung. Der Vorteil: Ein Kontakt, ein Projekt und die zugehörigen Stunden hängen zusammen. Der zweite Weg ist ein allgemeines CRM, das Sie an Ihre Prozesse anpassen. Das gibt Freiheit, verlangt aber mehr Einrichtung und eine saubere Anbindung an Ihre übrige Software.

Achten Sie auf den Betriebsort. Ältere Büroumgebungen laufen oft auf einem eigenen Terminal- oder Fileserver mit lokalem Exchange. Ein Teil der Anbieter setzt inzwischen auf Cloud, andere bieten sowohl lokale Installation als auch Cloud an. Projektron BCS etwa ist laut Herstellerseite als Cloud-Variante in deutschen Rechenzentren und als Kauflizenz für den eigenen Betrieb erhältlich. Klären Sie vor der Entscheidung, ob Ihre bestehende Umgebung mit einer Cloud-Lösung zusammenarbeitet oder ob eine lokale Installation besser passt.

Wenn Ihr Büro stark mit Subplanern und Partnern zusammenarbeitet, prüfen Sie außerdem, wie das CRM mit Ihrer Projektplattform zusammenspielt. Kontaktpflege und Dokumentenaustausch sind zwei verschiedene Dinge, die aber oft dieselben Personen betreffen.

04 Fragen

Häufige Fragen kurz beantwortet.

Brauche ich ein eigenes CRM oder reicht Outlook?

Für ein kleines Büro mit wenigen Stammkunden reichen Outlook und eine gepflegte Ablage oft aus. Sobald Sie mehrere Standorte, viele offene Ausschreibungen oder wechselnde Partner haben und Angebote und Fristen den Überblick kosten, lohnt ein System, das Kontakte mit Projekten und Terminen verbindet.

Läuft ein CRM für Planer in der Cloud oder auf dem eigenen Server?

Beides kommt vor. Einige Anbieter setzen auf Cloud (SaaS), andere bieten lokale Installation und Cloud parallel an. Entscheidend ist, ob die Lösung zu Ihrer bestehenden Serverumgebung passt und wie der Zugriff von Baustelle und zweitem Standort geregelt ist. Klären Sie das vor dem Kauf mit dem Hersteller.

Wie wichtig sind Schnittstellen?

Sehr wichtig. Ein CRM entfaltet seinen Nutzen erst, wenn Kontakte nicht doppelt gepflegt werden. Achten Sie auf die Anbindung an Ihr Mailsystem, an die Buchhaltung wie DATEV oder Lexware und an Ihre Projektablage. Fehlende Schnittstellen erzeugen genau die Doppelarbeit, die Sie vermeiden wollten.

Quelle: GWB, VgV, SGB IV, AÜG, BGB (MoPeG), HOAI 2021 in der geltenden Fassung. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.

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