Software-Vergleich · Ressourcenplanung
Ressourcen- und Kapazitätsplanung.Welche Software das Planungsbüro trägt.
Ressourcen- und Kapazitätsplanung im Planungsbüro heißt: Stunden aus dem Honorar auf Mitarbeiter, Projekte und Leistungsphasen verteilen und die Auslastung sichtbar machen. Dafür gibt es zwei Wege. Entweder eine Büro- und Controllingsoftware, die Ressourcen mitführt, etwa PROJEKT PRO, untermStrich oder KOBOLD CONTROL. Oder eine breitere Projektmanagement-Suite wie Projektron BCS. Die erste Vorfrage ist nicht der Funktionsumfang, sondern Hosting und Anbindung: Läuft die Lösung auf Ihrem Terminalserver weiter oder ziehen Sie in die Cloud, und wie sauber ist die Schnittstelle zu DATEV und zur HOAI-Honorarermittlung.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Kriterien
Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt.
- Ressourcensicht: Lassen sich Stunden je Mitarbeiter, Projekt und HOAI-Leistungsphase planen und laufend mit der erfassten Ist-Zeit vergleichen?
- Honorarbezug: Verknüpft die Software geplante Stunden mit dem Honorar, sodass Sie die Deckung je Projekt sehen und nicht erst am Jahresende?
- Hosting: Lokal auf dem eigenen Server, gehostet beim Anbieter oder reine Cloud. Prüfen Sie, ob eine lokale Installation überhaupt noch angeboten wird.
- Schnittstellen: Export nach DATEV oder Lexware für die Buchhaltung, Kalender- und Postfachanbindung an Microsoft 365 oder Exchange, eine offene Schnittstelle für eigene Auswertungen.
- Zeiterfassung: Erfassen die Mitarbeiter Zeiten direkt in der Software oder kommen die Werte aus einem getrennten System, das erst wieder abgeglichen werden muss?
- Mehrbenutzer und Standorte: Trägt die Auslastungsplanung auch über einen zweiten Standort hinweg, wenn das Büro wächst?
- Datenübernahme: Lassen sich Projektstammdaten und Alt-Stunden aus der bisherigen Lösung importieren, oder fangen Sie bei null an?
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Wie viele Stunden pro Woche gehen in Ihrem Büro in Arbeit, die kein Planer machen müsste?
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02 Vergleich
Drei Ansätze im sachlichen Überblick.
| Kriterium | Bürosoftware mit Controlling | Spezialisierte Controlling-Lösung | Projektmanagement-Suite |
|---|---|---|---|
| Vertreter (Beispiele) | PROJEKT PRO, untermStrich | KOBOLD CONTROL | Projektron BCS |
| Schwerpunkt | Büroorganisation und Honorar, Ressourcen integriert | Auslastung und Projektcontrolling | Projekt-, Aufgaben- und Ressourcensteuerung |
| Hosting | lokal und gehostet, je nach Anbieter | gehostet oder Cloud, je nach Anbieter | lokal auf eigenem Server oder gehostet |
| HOAI-Bezug | meist stark, auf Planer zugeschnitten | auf Controlling im Planungsbüro ausgelegt | abbildbar, breiter Projektfokus |
| Passt zu | Architektur- und Planungsbüros mit engem Honorarbezug | Büros, die Auslastung eng steuern wollen | größere Büros mit vielen Projekten und Rollen |
03 Umstieg
Vom Fileserver in die neue Lösung.
Ist-Aufnahme
Halten Sie fest, wo heute welche Daten liegen: Projektstammdaten auf dem Fileserver, Stunden in Excel oder einem Zeiterfassungstool, Honorare in der Bürosoftware. So sehen Sie, was zusammengeführt werden muss.
Testsatz bilden
Wählen Sie zwei bis drei laufende Projekte und spielen Sie diese in einer Testinstanz komplett durch, bevor Sie das ganze Büro umstellen.
Schnittstellen klären
Prüfen Sie früh die Anbindung an DATEV und an Ihr Microsoft 365 oder Exchange. Klären Sie mit dem Anbieter, ob die Lösung weiter auf dem eigenen Server laufen darf oder nur als Cloud verfügbar ist.
Altdaten übernehmen
Legen Sie fest, welche Stunden und Projekte migriert werden und welche im Archiv bleiben. Nicht jede Historie muss ins neue System.
Rollen vergeben
Definieren Sie, wer plant, wer Zeiten erfasst und wer auswertet, bevor alle Mitarbeiter Zugriff bekommen. Das erspart spätere Korrekturen.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Brauchen wir für die Ressourcenplanung zwingend eine Cloud-Lösung?
Nein. Mehrere Anbieter für Planungsbüros bieten weiterhin eine lokale Installation auf dem eigenen Server an. Die Cloud vereinfacht den Zugriff über mehrere Standorte, ist aber keine Voraussetzung. Prüfen Sie beim Anbieter, welche Betriebsart aktuell noch angeboten und gepflegt wird.
Reicht Excel für die Kapazitätsplanung nicht aus?
Für ein kleines Team mit wenigen Projekten kann eine Tabelle genügen. Sobald mehrere Projektleiter parallel planen, Zeiten laufend gegen das Honorar laufen sollen oder ein zweiter Standort dazukommt, wird die Pflege aufwendig und fehleranfällig. Dann lohnt eine Software, die Planung und Ist-Zeit verbindet.
Wie hängen Zeiterfassung und Ressourcenplanung zusammen?
Die Ressourcenplanung verteilt die geplanten Stunden im Voraus, die Zeiterfassung liefert die tatsächlich geleisteten. Erst der Abgleich beider Werte zeigt, ob ein Projekt im Rahmen läuft. Achten Sie darauf, dass beides in einem System liegt oder über eine Schnittstelle sauber zusammenfließt.
Quelle: GWB, VgV, SGB IV, AÜG, BGB (MoPeG), HOAI 2021 in der geltenden Fassung. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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